Comment la matrice d’Eisenhower peut-elle favoriser l’efficacité au travail ? Est-il préférable de choisir la méthode d’Eisenhower pour gagner du temps ? En quoi la matrice est-elle un véritable outil de gestion du temps et de priorités ?

Est-ce qu’il vous arrive parfois d’être débordé(e) et de ne plus savoir quoi faire ? Il est parfois difficile de trouver une méthode claire pour améliorer la productivité.

Découvrez la matrice d’Eisenhower pour améliorer efficacement la planification et la réalisation de vos tâches. Après la lecture de cet article vous saurez faire la différence entre ce qui est urgent de ce qui est important. L’application de la matrice d’Eisenhower vous permettra de gagner du temps et de réussir vos projets.

 

La matrice Eisenhower : pour prioriser les tâches importantes

 

La matrice d’Eisenhower : origine et intérêt

 

Cette méthode a été élaborée par Dwight David Eisenhower (1890-1969), ancien général, homme d’État américain et 34ème président des États-Unis (1953-1961). Cette matrice aide à identifier le degré de priorité des tâches à réaliser. Elle a été mise en œuvre par le général américain Eisenhower durant la Seconde Guerre mondiale.

Il s’agit d’un excellent outil à la prise de décision d’une grande efficacité. En effet, cette matrice permet de mieux cibler les tâches qui apportent le plus de valeur à votre travail. C’est également l’idée de la loi de Pareto. La matrice d’Eisenhower permet de mieux différencier les tâches à réaliser en fonction de leur degré d’urgence et d’importance.

 

Les principaux avantages de la matrice d’Eisenhower :

 

Cet outil se présente sous la forme d’un tableau avec 4 zones ou quadrants et deux axes de lecture (+/- urgent et +/- important). Il est possible de l’adapter à n’importe quel contexte personnel ou professionnel. Cet outil vous aide à mieux catégoriser les tâches de votre to do list. Cette matrice vous permet de prendre du recul afin d’identifier les actions à favoriser pour mieux réussir.

De plus, c’est un moyen de rester concentré(e) sur ce qui compte vraiment. L’objectif est de focaliser vos efforts sur ce qui est important mais non urgent. L’urgence ne favorise pas vraiment un travail de qualité dans la majorité des cas. Dans la mesure du possible, il préférable de vous concentrer sur l’important mais non urgent. Cependant le quadrant Urgent/Important reste une priorité. 😊

Incontestablement, cette matrice peut améliorer votre efficacité. Elle vous permet de gagner sur une ressource non renouvelable : le temps. Cette matrice est un outil de travail pour mieux gérer son temps et ses priorités. Vous vous orientez plus facilement sur ce qui vous apporte de la valeur pour garantir la réussite de vos projets.

 

Distinguer l’urgent de l’important

 

Le fait de catégoriser vos tâches en fonction de leur niveau d’urgence ou d’importance améliore l’efficacité de vos actions. À noter, les tâches qui présentent la meilleure stratégie sont inscrites dans le quadrant « Important mais pas urgent » (+important / -urgent).

L’idée de la matrice est d’identifier ce qui est urgent et important. La principale raison est de rendre vos actions plus efficaces, plus productives tout en gagnant du temps. Il est possible d’éclaircir les choses en vous interrogeant sur votre principal objectif. Qu’est-ce que je veux vraiment ?

La célèbre citation d’Eisenhower : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. »

Ainsi tout ce qui est qualifié d’important, ce sont par exemple des objectifs qui apportent le plus de valeur à votre organisation, à votre travail. D’un autre côté tout ce qui est qualifié d’urgent, c’est ce qui est à réaliser rapidement. Cette catégorisation des tâches dans les quadrants (+/- urgent et +/- important) est subjective, car elle est fonction de la personne, des objectifs voire de la politique d’entreprise.

 

Les 4 quadrants de la matrice Eisenhower :

 

  • Le 1er quadrant concerne : les tâches urgentes et importantes,
  • Le 2ème quadrant concerne : les tâches importantes mais pas urgentes,
  • Le 3ème quadrant concerne : les tâches urgentes mais pas importantes,
  • Le 4ème quadrant concerne : les tâches ni importantes et ni urgentes.

 

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ?

 

Il s’agit maintenant d’identifier et de catégoriser les tâches en fonction du degré d’importance et d’urgence.

 

1erquadrant : les tâches urgentes et importantes

 

Les tâches urgentes et importantes demandent votre attention pour une réponse immédiate. Il s’agit de tâches qui se caractérisent par leurs aspects impératifs et difficiles à déléguer.

Vous pouvez lister dans ce quadrant les tâches suivantes :

  • Appeler les secours,
  • Finir un travail à rendre avant demain,
  • Payer les impôts à la date limite avant la majoration des 10 %,
  • Résoudre un problème qui se présente,
  • Faire face à un accident,
  • Présenter une offre commerciale qui ne peut pas attendre. 

Le manque de planification peut rendre des tâches urgentes et importantes. Ainsi en améliorant votre planification vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte. Vous perdez moins de temps et moins d’énergie à vous consacrer aux urgences.

 

2ème quadrant : les tâches importantes mais pas urgentes

 

Pour ce 2ème quadrant, les tâches importantes mais pas urgentes sont celles qui impacteront le plus votre vie. Il s’agit de tâches importantes car elles détermineront votre niveau de réussite. En d’autres termes, plus vous consacrer de temps à ce type de tâches plus votre niveau de satisfaction sera élevé.

Vous pouvez lister dans ce quadrant les tâches suivantes :

  • Planifier les tâches clés de votre semaine et organiser chaque journée,
  • Faire du sport,
  • Economiser et investir pour vous garantir la liberté financière,
  • Fixer des objectifs à plus ou moins long terme et y consacrer du temps pour les réaliser,
  • Passer du temps avec votre famille et vos amis,
  • Développer vos compétences (formation, lecture…) dans des secteurs stratégiques.

Le caractère non urgent de ce quadrant peut par exemple vous conduire à être emporté(e) par la spirale du quadrant de l’urgence. Maintenez principalement votre concentration sur ce quadrant (important et non urgent), si vous souhaitez réaliser des choses significatives dans votre vie. Planifiez et réalisez ce qui est important et non urgent.

 

3ème quadrant : les tâches urgentes mais pas importantes

 

Dans ce quadrant vous listez les tâches qui ont tendance à monopoliser votre esprit, car elles sont urgentes. Néanmoins, ces tâches ne vous permettent pas de vous consacrer aux tâches importantes comme vos projets professionnels. Il est nécessaire de limiter l’impact de ces tâches urgentes et non importantes.

Vous pouvez lister dans ce quadrant les tâches suivantes :

  • Des appels téléphoniques, des courriels, des messages, des notifications,Matrice Eisenhower
  • Des demandes ou des sollicitations de collaborateurs,
  • Des voleurs de temps parasitent votre attention,
  • Des amis qui demandent une aide,
  • Un travail non prévu se présente,
  • Un prestataire vous propose une offre commerciale.

Ces tâches urgentes et non importantes sont à limiter, car elles déconcentrent de vos tâches essentielles (2ème quadrant). Évidemment, il est important d’accorder votre attention aux tâches importantes pour les autres. Il s’agit d’un travail subtil d’équilibrage. 😊 Ici pour ces tâches urgentes et non importantes, il est préférable de choisir la délégation, d’attendre ou bien de dire non.

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Comment identifier les voleurs de temps ?

 

4ème quadrant : les tâches ni importantes et ni urgentes

 

Ce dernier quadrant regroupe les tâches qui vous éloignent de vos objectifs. Il s’agit principalement des distractions. Certes, les loisirs sont un bienfait pour votre bien-être personnel. Cependant, il convient de rester équilibré(e) car l’excès est nuisible à votre progression personnelle et professionnelle.

Vous pouvez lister dans ce quadrant les tâches suivantes :

  • Regarder votre smartphone régulièrement,Matrice Eisenhower
  • Jouer aux jeux vidéos,
  • Surfer sur Internet durant des heures,
  • Regarder la télévision,
  • Faire les magasins,
  • Naviguer sur les réseaux sociaux.

Les tâches dans ce quadrant doivent être limitées si vous souhaitez réaliser ce qui compte pour vous. Le temps consacré aux distractions est essentiel pour se ressourcer. Cependant, passer trop de temps à ces tâches, « ni importantes et ni urgentes », est la meilleure stratégie pour ralentir l’avancement de vos projets. Donc, supprimer l’excès de distractions pour favoriser votre réussite.

 

En conclusion, la matrice d’Eisenhower est un outil pour vous aider à prioriser vos tâches importantes. Managez votre temps et votre énergie sur ces tâches « importantes et non urgentes » pour gagner en efficacité et en productivité.

 

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