Avez-vous la sensation d’être débordé ? Avez-vous le sentiment de ne pas réaliser tout ce que vous aimeriez réaliser ? Arrivez-vous à choisir de ce que vous faites de votre temps ?
Le temps est une ressource rare et une fois utilisé, il ne peut pas être rattrapé. Si vous laissez le hasard diriger votre vie, vous risquez d’avoir des regrets sur la façon dont vous avez utilisé ce temps.
Il est possible d’améliorer votre gestion du temps en organisant vos priorités. Vous pouvez aussi bénéficier d’un meilleur équilibre entre votre vie personnelle et professionnelle. Pour cela, vous pouvez orienter votre vie en utilisant méthodiquement votre agenda.
L’agenda est un excellent outil de gestion du temps. Cet article propose 7 astuces pour utiliser votre agenda pour bénéficier de tous les avantages : un gain de temps, moins de stress et une vie plus équilibrée.
1 Faites la liste de vos tâches
Établir la liste de vos tâches est l’une des stratégies de réussite de votre organisation. Définissez les tâches importantes à faire pour réaliser votre liste. Veillez à identifier toutes vos activités pour concilier vie personnelle et professionnelle.
Cette liste est liée à ce qui compte pour vous. Par exemple, vous souhaitez réaliser un projet important, voire essentiel à votre vie. Décomposez-le pour établir une liste complète des différentes étapes.
Prenez quelques tâches de votre liste à réaliser sur une journée. L’idéal est de définir votre liste la veille pour le lendemain. Dressez votre liste pour échafauder votre programme à accomplir.
2 Planifiez votre semaine et votre journée
La planification de vos tâches se fait à l’aide de votre agenda. L’agenda sert non seulement à noter vos rendez-vous, mais aussi à noter les tâches à réaliser (réunion, gestion des emails, dossier à traiter…). La planification hebdomadaire est idéale, car elle permet d’avoir une vue d’ensemble de votre semaine.
Planifiez vos cailloux ou vos tâches importantes de la semaine sur votre agenda, pour reprendre l’expression de Stephen Covey, l’auteur du livre Priorité aux Priorités. Déterminez les plages horaires des tâches à réaliser en veillant à l’équilibre de l’ensemble de vos obligations privées et professionnelles.
Cette planification doit vous permettre de faire ce qui est prévu. Cependant, réservez du temps aux imprévus lors de votre planification, pour vous éviter de vous trouver submerger.
3 Choisissez un seul agenda
Le fait de choisir un seul agenda vous permettra d’éviter les oublis. L’agenda électronique présente l’avantage d’une synchronisation automatique.
En ce qui me concerne, j’ai choisi l’agenda papier pour plusieurs raisons. L’agenda papier présente l’avantage de pouvoir écrire des remarques. Il offre une vision plus globale son organisation contrairement à l’agenda électronique.
Un point important sur l’agenda papier, c’est qu’il ne vous envoie pas des notifications. Lorsque vous avez besoin de travailler sur une activité, il est important de rester concentré. Les notifications sont une source de distraction et donc de perte de temps.
4 Prenez des notes
L’agenda papier permet de prendre des notes pour améliorer votre organisation. La prise de note offre la possibilité de prendre du recul sur votre activité.
Ces notes peuvent être des suggestions pour optimiser votre organisation. Vous remarquez par exemple que pour lire un document de travail, il vous faut plus de temps de réflexion. Alors, notez ce qui peut vous permettre d’améliorer votre gestion du temps.
Le fait de recueillir vos notes sur votre agenda présente l’avantage d’améliorer la clarté de votre organisation. Cela permet également de développer votre créativité.
5 Restez flexible
Ne tombez pas dans le piège de tout rationnaliser. Votre agenda est un outil d’organisation au service de votre vie. Il s’agit d’améliorer votre organisation pour profiter pleinement de ce qui compte pour vous.
Ne soyez pas esclave du temps et évitez la gestion de l’urgence. Il est important de prendre son temps pour en gagner. Laissez des plages de temps libres durant votre journée pour une meilleure gestion des imprévus.
Remplacez la gestion traditionnelle d’une gestion de la vitesse par une gestion harmonieuse de votre vie. Soyez souple, accordez-vous du temps pour vous sur votre emploi du temps.
6 Consultez régulièrement votre agenda
Votre agenda est votre guide. Il vous permet de vérifier durant la journée si vous suivez bien ce que vous avez programmé. Il oriente votre organisation de la journée d’où l’importance de le consulter régulièrement.
Il s’agit d’avoir un support pour suivre le déroulement de votre semaine et plus particulièrement de vos journées. La réussite pour bien gérer son temps passe par une consultation régulière de votre agenda.
Cela vous permet de suivre et de rayer les tâches réalisées. Ce suivi augmente ainsi votre sentiment d’efficacité personnelle.Â
7 Évaluez votre gestion du temps
L’évaluation de votre organisation en fin de semaine vous éclaire sur ce qui a été réalisé ou bien à terminer. Cette étape permet d’affiner votre liste des tâches.
Vous pouvez ainsi rayer de la liste ce qui été fait ou bien remettre de nouveaux éléments. C’est un temps de réflexion et de créativité. C’est une étape qui permet l’amélioration de votre emploi du temps.
Il s’agit de vérifier ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas ou peu fonctionné dans votre organisation. Évitez de culpabiliser parce que vous n’avez pas pu faire tout ce que vous auriez aimé réaliser. Recherchez l’amélioration pour mieux vivre votre temps pour plus de bonheur.
En conclusion, pour mieux utiliser votre agenda cela commence par établir une liste des choses à réaliser. Puis planifiez vos tâches en estimant le temps nécessaire pour les placer sur votre agenda.
Décidez de réaliser ce qui compte pour vous. Organisez votre emploi du temps pour concilier votre vie personnelle et professionnelle.
Prenez du temps à mieux utiliser votre agenda pour en gagner !
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